Polityka prywatności Unabyss

EN PL

Ostatnia aktualizacja: 31 lipca 2026 r.

1. Informacje ogólne i zakres zastosowania

1.1 Cel Polityki prywatności. Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób OneType Prosta Spółka Akcyjna („Unabyss”, „my”, „nas” lub „nasz”) zbiera, wykorzystuje, przetwarza i chroni dane osobowe użytkowników („Użytkownik” lub „Ty”), którzy uzyskują dostęp do Usługi lub z niej korzystają za pośrednictwem serwisów unabyss.com, app.unabyss.com oraz powiązanych aplikacji internetowych i interfejsów API.

1.2 Zgodność z prawem. Unabyss przetwarza dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”), polską ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi mającymi zastosowanie przepisami dotyczącymi prywatności i ochrony danych.

1.3 Administrator danych. Administratorem Twoich danych osobowych jest OneType Prosta Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie (ul. Fabryczna 4A/11, 00-446 Warszawa, Polska), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001224271; NIP: 7011299839; kapitał akcyjny: 200 000 PLN. Adres e-mail: legal@unabyss.com.

1.4 Kontakt w sprawach ochrony danych. Unabyss nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, ponieważ nie jest do tego zobowiązany na podstawie art. 37 RODO, ani nie dokonał w tym zakresie zawiadomienia Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W przypadku pytań dotyczących ochrony danych Użytkownicy mogą skontaktować się z osobą odpowiedzialną w Unabyss za sprawy prywatności pod adresem privacy@unabyss.com.

1.5 Zakres zastosowania. Niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie do:

osób odwiedzających serwis internetowy Unabyss (unabyss.com);
zarejestrowanych Użytkowników platformy Unabyss (app.unabyss.com);
osób, których dane są przetwarzane w związku z importem danych z usług podmiotów trzecich połączonych przez Użytkownika;
osób, których dane są przetwarzane w związku z komunikacją, rozliczeniami i obsługą wsparcia.

Niniejsza Polityka prywatności ma również zastosowanie do Administratorów Zespołu, Członków Zespołu oraz osób zaproszonych do dołączenia do Zespołu, w tym osób, które nie utworzyły jeszcze Konta.

1.6 Relacja z Regulaminem. Niniejsza Polityka prywatności stanowi dokument informacyjny udostępniany na podstawie art. 13 i 14 RODO. Opisuje sposób przetwarzania danych osobowych przez Unabyss i nie stanowi części warunków umownych korzystania z Usługi, które zostały odrębnie określone w Regulaminie. Aktualizacja niniejszej Polityki prywatności dokonana zgodnie z sekcją 13 nie stanowi zmiany Regulaminu. Korzystając z Usługi, potwierdzasz, że zapoznałeś się z obydwoma dokumentami i je rozumiesz.

1.7 Aktualizacje Polityki prywatności. Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana. Jej najnowsza wersja będzie zawsze dostępna pod adresem unabyss.com/privacy. Użytkownicy zostaną poinformowani o istotnych aktualizacjach pocztą elektroniczną lub za pomocą powiadomienia w aplikacji przed ich wejściem w życie.

2. Kategorie zbieranych danych

2.1 Dane przekazywane przez Użytkownika

Podczas tworzenia Konta lub kontaktowania się z Unabyss Użytkownik może przekazać następujące dane:

dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail i nazwa firmy;
dane rozliczeniowe i płatnicze (przetwarzane za pośrednictwem Stripe);
Dane Kontekstowe, w tym ustrukturyzowane pliki kontekstowe, dokumenty tekstowe i inne treści przesyłane na Platformę;
tokeny autoryzacyjne wydawane przy łączeniu kont zewnętrznych (takich jak LinkedIn, X/Twitter lub Facebook) za pośrednictwem OAuth. Unabyss nie zbiera ani nie przechowuje haseł ani innych danych logowania do platform podmiotów trzecich;
nagrania głosowe przekazywane za pośrednictwem funkcji zamiany mowy na tekst (przetwarzane przez ElevenLabs Scribe);
korespondencję i historię komunikacji z Unabyss, w tym zgłoszenia do wsparcia i informacje zwrotne.

2.2 Dane zbierane automatycznie

Gdy Użytkownik odwiedza serwis internetowy lub korzysta z Usługi, niektóre informacje mogą być zbierane automatycznie, w tym:

adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny i identyfikatory urządzenia;
data, godzina i czas trwania wizyt;
strony odsyłające, przeglądane strony i dane dotyczące interakcji;
pliki cookie i podobne technologie śledzące wykorzystywane do poprawy wydajności i analizy sposobu korzystania z Usługi.

2.3 Dane z usług zintegrowanych

W przypadku połączenia kont zewnętrznych lub Integracji (na przykład LinkedIn albo Google OAuth) Unabyss może otrzymać ograniczony zakres informacji o koncie, niezbędny do świadczenia Usługi, taki jak imię i nazwisko, zdjęcie profilowe, adres e-mail i tokeny autoryzacyjne. Unabyss nie przechowuje haseł do platform podmiotów trzecich ani nie ma do nich dostępu.

Interfejsy API Google: wykorzystywanie przez Unabyss informacji otrzymanych z interfejsów API Google oraz ich przekazywanie do innych aplikacji będzie zgodne z Polityką danych użytkownika usług interfejsów API Google (Google API Services User Data Policy), w tym z wymogami ograniczonego wykorzystania (Limited Use).

Gdy Użytkownik połączy konto Gmail, Kalendarz Google lub Dysk Google, Unabyss uzyskuje dostęp do następujących danych za pośrednictwem Google API: wiadomości e-mail i wątki (gmail.readonly), wydarzenia kalendarzowe (calendar.readonly) oraz zawartość dokumentów (drive.readonly). Dane te są wykorzystywane wyłącznie w celu budowania osobistego kontekstu Użytkownika w asystencie Unabyss — aby udostępniać odpowiednie informacje podczas interakcji Użytkownika ze sztuczną inteligencją. Dane użytkownika Google nie są nigdy wykorzystywane do celów reklamowych, nie są sprzedawane ani udostępniane osobom trzecim, z wyjątkiem podmiotów przetwarzających ściśle niezbędnych do świadczenia Usługi, i nie są używane do trenowania modeli AI. Użytkownik może w każdej chwili cofnąć dostęp do konta Google w ustawieniach aplikacji.

Dane Platformy Meta: gdy Użytkownik łączy swoje konto reklamowe Meta (Facebook) za pośrednictwem OAuth z dostępem wyłącznie do odczytu (ads_read), Unabyss importuje z interfejsu Meta Marketing API dane dotyczące skuteczności reklam na poziomie kampanii — w tym wydatki, wyświetlenia, kliknięcia, zasięg i wskaźniki konwersji — dla kont reklamowych wybranych przez Użytkownika. Dane te są wykorzystywane wyłącznie w celu przedstawiania Użytkownikowi, który dokonał połączenia, raportów i analiz w ramach Usługi. Unabyss nie sprzedaje Danych Platformy Meta, nie udostępnia ich podmiotom trzecim, z wyjątkiem dalszych podmiotów przetwarzających bezwzględnie niezbędnych do działania Usługi, ani nie wykorzystuje ich do celów reklamowych, budowania grup odbiorców lub trenowania modeli AI. Użytkownicy mogą w dowolnym czasie odłączyć swoje konto Meta w ustawieniach Konta oraz zażądać usunięcia zaimportowanych danych, kontaktując się pod adresem legal@unabyss.com. Wykorzystywanie przez Unabyss Danych Platformy uzyskanych od Meta jest zgodne z Warunkami Platformy Meta i Zasadami dla deweloperów, w tym ze wszystkimi mającymi zastosowanie wymogami ograniczonego wykorzystania.

2.4 Dane zbierane na potrzeby przetwarzania przez AI

Podczas korzystania z platformy Unabyss Dane Kontekstowe i wiadomości w rozmowach mogą być przetwarzane przez zewnętrzne systemy AI (w tym OpenAI, Anthropic/Claude oraz Google/Gemini) w celu generowania Treści AI i wykonywania wyszukiwania semantycznego. Przetwarzanie to jest ograniczone do zakresu niezbędnego do realizacji żądanej funkcjonalności i odbywa się zgodnie z RODO oraz zabezpieczeniami umownymi. Dane Kontekstowe nie są wykorzystywane do trenowania ani ulepszania zewnętrznych modeli AI.

2.5 Narzędzia analityczne i technologie śledzące

Unabyss wykorzystuje pliki cookie i technologie śledzące do celów analitycznych, pomiaru wydajności i marketingu. Wykorzystywane są następujące narzędzia podmiotów trzecich:

Google Analytics — do analizy ruchu w serwisie internetowym i monitorowania wydajności;
Google Tag Manager — do zarządzania skryptami śledzącymi i ich wdrażania;
Meta Pixel (Facebook) — do pomiaru konwersji i skuteczności reklam;
LinkedIn Insight Tag — do pomiaru konwersji, retargetingu i analityki kampanii;
X (Twitter) Pixel — do pomiaru konwersji i skuteczności reklam na platformie X;
Microsoft Clarity — do analizy sesji, tworzenia map cieplnych i odtwarzania sesji w celu zrozumienia sposobu korzystania z serwisu internetowego i poprawy jego użyteczności.

Użytkownicy mogą zarządzać plikami cookie lub je wyłączyć w ustawieniach przeglądarki albo za pomocą narzędzi do zarządzania zgodami na pliki cookie dostępnych w serwisie internetowym.

2.6 Dane z kanałów komunikacji

Jeżeli Użytkownik kontaktuje się z Unabyss pocztą elektroniczną, za pośrednictwem czatu lub innych kanałów komunikacji, Unabyss może przechowywać treść takiej komunikacji i związane z nią metadane do celów ewidencyjnych i obsługi wsparcia.

2.7 Dane kontaktowe wykorzystywane w marketingu

Użytkownicy mogą przekazywać lub utrzymywać dane kontaktowe, takie jak imię i nazwisko oraz adres e-mail, w związku z Kontem albo za pośrednictwem formularza newslettera lub formularza marketingowego. Jeżeli Użytkownik podaje lub utrzymuje adres e-mail w związku z Kontem i akceptuje Regulamin, adres ten może być wykorzystywany do celów marketingowych zgodnie z opisem zawartym w Regulaminie i w sekcji 9 poniżej. Osoby, które nie posiadają Konta, mogą dobrowolnie przekazać swoje dane kontaktowe za pośrednictwem formularza wyraźnie przeznaczonego do zamawiania komunikacji marketingowej.

2.8 Dane dotyczące Konta Zespołu

Gdy Użytkownik tworzy Zespół, administruje nim, dołącza do niego, zostaje z niego usunięty lub otrzymuje zaproszenie do Zespołu, Unabyss może przetwarzać nazwę i identyfikator Organizacji; status Subskrypcji zespołowej; identyfikatory administratorów i członków; role i status członkostwa; adresy e-mail zaproszonych osób i tokeny zaproszeń; zdarzenia utworzenia, przyjęcia, odrzucenia, odwołania i wygaśnięcia zaproszenia; przydziały Miejsc i ich zmiany; zdarzenia aktywacji Zespołu, niepowodzenia płatności, anulowania i rozwiązania Zespołu; zdarzenia audytowe dotyczące działań administratora; adres rozliczeniowy i numer identyfikacji podatkowej Organizacji; metadane klienta Stripe i metody płatności (bez przechowywania pełnych danych karty płatniczej); faktury; oraz powiązane informacje dotyczące wsparcia i sporów.

2.9 Zewnętrzne miejsca docelowe wskazane przez Użytkownika

Jeżeli Użytkownik konfiguruje dystrybucję przez MCP, wychodzące dublowanie danych w Gbrain lub lokalną synchronizację w trybie pull, webhook, zasobnik zgodny z S3 albo inne zewnętrzne miejsce docelowe, Unabyss może przetwarzać adres miejsca docelowego, dane uwierzytelniające lub dane połączenia, ustawienia synchronizacji, dzienniki transferów oraz Dane Kontekstowe wybrane przez Użytkownika do przesłania.

2.10 Dane wykorzystywane do weryfikacji uprawnień i kontroli sankcyjnej

W celu weryfikacji uprawnienia do korzystania z Usługi na podstawie sekcji 3.9 Regulaminu Unabyss może przetwarzać imię i nazwisko Użytkownika, nazwę podmiotu, państwo zamieszkania lub siedziby, adres rozliczeniowy i państwo rozliczenia, numer identyfikacji podatkowej, wskaźniki lokalizacji wynikające z adresu IP oraz wynik porównania tych informacji z listami sankcyjnymi wskazanymi w tej sekcji, a także zapis potencjalnego dopasowania, podjętej decyzji po weryfikacji i powiązanej korespondencji.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

3.1 Świadczenie Usługi. Dane osobowe są przetwarzane w celu rejestracji i utrzymywania Kont Użytkowników, uwierzytelniania dostępu, zarządzania Danymi Kontekstowymi, udostępniania funkcjonalności platformy Unabyss, administrowania Zespołami, egzekwowania zasady jednego Zespołu na Użytkownika, zarządzania rolami i członkostwem oraz wykonywania dyspozycji dotyczących usunięcia Konta i zakończenia dostępu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której Użytkownik jest stroną; art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na bezpiecznym administrowaniu Kontem i Zespołem, gdy osoba, której dane dotyczą, nie jest stroną umowy.

3.2 Płatności, Kredyty, Subskrypcje i fakturowanie. Dane rozliczeniowe, adresy rozliczeniowe, numery identyfikacji podatkowej, salda Kredytów, status Subskrypcji indywidualnej i Subskrypcji zespołowej, liczba Miejsc i jej zmiany, historia transakcji i rozliczeń proporcjonalnych, metadane metod płatności, faktury, zapisy Preautoryzacji oraz komunikacja dotycząca płatności lub obciążeń zwrotnych (chargeback) są przetwarzane w celu zarządzania płatnościami, obsługi funkcji rozliczeniowych Stripe i Portalu Klienta, wystawiania i archiwizowania faktur, obliczania podatków i prowadzenia dokumentacji księgowej. Indywidualne dane rozliczeniowe dotyczą indywidualnego profilu rozliczeniowego; dane rozliczeniowe Zespołu dotyczą profilu rozliczeniowego Organizacji i są dostępne dla Administratora Zespołu lub upoważnionej osoby do kontaktów w sprawach rozliczeń. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wypełnienie obowiązków podatkowych, fakturowych i księgowych; art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa płatności, zapobieganiu oszustwom i rozstrzyganiu sporów rozliczeniowych.

3.3 Generowanie treści przez AI. Dane Kontekstowe i wiadomości w rozmowach są przetwarzane z wykorzystaniem systemów AI Unabyss oraz zaufanych zewnętrznych dostawców AI (OpenAI, Anthropic, Google/Gemini) w celu generowania Treści AI. Przetwarzanie jest ograniczone do zakresu niezbędnego do realizacji żądanej funkcjonalności i nie służy innym, niezwiązanym celom. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy.

3.4 Zewnętrzna dystrybucja i przechowywanie danych wskazane przez Użytkownika. Gdy Użytkownicy dystrybuują Dane Kontekstowe za pośrednictwem MCP lub zlecają Unabyss ich dublowanie, synchronizację, tunelowanie albo przesyłanie do zewnętrznego miejsca docelowego skonfigurowanego przez Użytkownika, w tym lokalnej instancji Gbrain, webhooka, zasobnika zgodnego z S3 lub innego miejsca docelowego, Unabyss przetwarza Dane Kontekstowe i ustawienia połączenia niezbędne do umożliwienia transferu na żądanie lub w sposób ciągły. Zależnie od ustawień lub planu wybranego przez Użytkownika Dane Kontekstowe mogą być przechowywane na Platformie Unabyss, przesyłane do zewnętrznego miejsca docelowego bez trwałego przechowywania przez Unabyss albo przetwarzane w obydwu tych trybach. Miejsce docelowe jest wybierane i kontrolowane przez Użytkownika i — o ile nie zostało odrębnie wskazane jako dalszy podmiot przetwarzający Unabyss — nie jest angażowane przez Unabyss. Po dostarczeniu danych ich dalsze przetwarzanie podlega ustaleniom Użytkownika z miejscem docelowym lub jego operatorem. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy.

3.5 Ulepszanie Usługi i rozwój produktu. Zagregowane i zanonimizowane dane mogą być wykorzystywane do poprawy dokładności, efektywności i użyteczności Usługi. Jeżeli do tego celu niezbędne będzie wykorzystanie danych osobowych, od Użytkownika zostanie uzyskana odrębna zgoda. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na ulepszaniu Usługi.

3.6 Obsługa klienta i komunikacja. Dane takie jak dane kontaktowe i historia wiadomości są przetwarzane w celu udzielania odpowiedzi na zapytania, zapewniania pomocy, zarządzania relacjami z klientami oraz wysyłania niezbędnych komunikatów dotyczących Usługi, w tym komunikatów odnoszących się do bezpieczeństwa, rozliczeń, Konta, Subskrypcji, kwestii prawnych oraz istotnych zmian w Usłudze. Niezbędne komunikaty dotyczące Usługi nie obejmują treści marketingowych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wypełnienie obowiązków prawnych, w stosownych przypadkach; art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnianiu skutecznego wsparcia oraz bezpiecznego i niezawodnego działania Usługi.

3.7 Komunikacja marketingowa i produktowa. Unabyss przetwarza dane kontaktowe Użytkowników w celu promowania własnych Usług Unabyss, w tym przekazywania informacji o funkcjach, planach, ofertach, wydarzeniach, ankietach i treściach edukacyjnych. Przetwarzanie danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Unabyss, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Informacje handlowe są przesyłane pocztą elektroniczną lub innymi środkami komunikacji elektronicznej, jeżeli Użytkownik wyraził zgodę na taką komunikację zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami o komunikacji elektronicznej, w tym przez podanie lub utrzymywanie adresu elektronicznego w tym celu w sposób opisany w sekcji 4.11 Regulaminu. W przypadku osób, które nie posiadają Konta i przekazują dane kontaktowe wyłącznie za pośrednictwem formularza marketingowego, przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Użytkownik może w dowolnym czasie wycofać zgodę na korzystanie z kanału komunikacji elektronicznej lub wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego; w każdym z tych przypadków Unabyss zaprzestanie wysyłania komunikacji marketingowej, bez wpływu na niezbędne komunikaty dotyczące Usługi.

3.8 Analityka i optymalizacja serwisu internetowego. Pliki cookie i narzędzia analityczne (w tym Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag, X (Twitter) Pixel i Microsoft Clarity) są wykorzystywane do analizy ruchu w serwisie internetowym, jego wydajności i skuteczności kampanii marketingowych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda udzielona za pośrednictwem banera cookie lub ustawień preferencji; art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na utrzymywaniu bezpiecznego i wydajnego działania serwisu internetowego (wyłącznie w odniesieniu do niezbędnych plików cookie).

3.9 Wypełnianie obowiązków prawnych. Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu wypełniania obowiązków prawnych, w tym prowadzenia ksiąg, zapobiegania oszustwom lub udzielania odpowiedzi na zgodne z prawem żądania organów publicznych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wypełnienie obowiązku prawnego.

3.10 Ochrona praw i interesów. Dane osobowe mogą być przetwarzane, gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, a także do zapobiegania nadużyciom, oszustwom lub niewłaściwemu korzystaniu z Usługi. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie praw spółki i zapewnieniu integralności Usługi.

3.11 Rekrutacja i współpraca. Jeżeli dana osoba ubiega się o zatrudnienie lub nawiązanie współpracy z Unabyss, jej dane osobowe będą przetwarzane do celów rekrutacji lub oceny kandydatury. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań przed zawarciem umowy; art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, w stosownych przypadkach.

3.12 Konta Zespołów. Unabyss przetwarza dane Zespołu i Organizacji, identyfikatory administratorów i członków, role, status członkostwa, adresy e-mail i tokeny zaproszeń, zdarzenia audytowe dotyczące zaproszeń i zmian ról, przydziały Miejsc i ich zmiany, metadane Subskrypcji zespołowej i rozliczeń, status płatności, zdarzenia anulowania i rozwiązania Zespołu oraz dyspozycje administratora w celu tworzenia Zespołów i administrowania nimi, egzekwowania zasady jednej Organizacji na Użytkownika, wysyłania zaproszeń i zarządzania nimi, przypisywania ról, zarządzania Miejscami i rozliczeniami, zapobiegania nadużyciom, obsługi zakończenia dostępu oraz bezpiecznego rozwiązywania Zespołów. O ile nie wskazano innego okresu, tokeny zaproszeń wygasają po siedmiu (7) dniach. Wyłącznie Administratorzy Zespołu mogą uzyskać dostęp do listy członków, ról, oczekujących zaproszeń, wykorzystania Miejsc, faktur i informacji z portalu płatniczego; zwykli Członkowie Zespołu nie mają dostępu do informacji rozliczeniowych Zespołu. Administratorzy Zespołu nie uzyskują dostępu do Danych Kontekstowych, Treści AI, pamięci, Integracji ani innych prywatnych Treści innego Członka, a Unabyss nie zapewnia eksportu obejmującego całą Organizację ani przeniesienia Treści odchodzącego Członka; usunięty Członek może wyeksportować własne Treści w okresie przejściowym opisanym w sekcji 11.8. Usługa nie rozdziela technicznie Treści służbowych i osobistych w ramach Konta Członka. Wiadomości e-mail z zaproszeniami są wysyłane wyłącznie w celu obsługi procesu zaproszenia i nie są wykorzystywane do niezwiązanego z tym marketingu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania Umowy z osobą, której dane dotyczą; art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na udostępnianiu funkcjonalności Zespołu i bezpiecznym administrowaniu nią, w tym w odniesieniu do zaproszonych osób, które nie posiadają jeszcze Konta; art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wypełnienie obowiązków podatkowych i księgowych.

3.13 Role w przetwarzaniu danych w ramach Zespołu. Jeżeli Organizacja określa cele i sposoby korzystania z funkcjonalności Zespołu w odniesieniu do swoich pracowników, współpracowników, zaproszeń, członkostwa i zakończenia dostępu, Organizacja co do zasady jest administratorem, a Unabyss przetwarza odpowiednie dane osobowe na udokumentowane polecenie Organizacji jako podmiot przetwarzający na podstawie właściwej umowy powierzenia przetwarzania danych. Obejmuje to dezaktywację Konta zarządzoną przez administratora i trwałe usunięcie wszystkich Treści. Unabyss działa jako niezależny administrator w odniesieniu do danych przetwarzanych na potrzeby rejestracji Konta i uwierzytelniania, bezpieczeństwa i zapobiegania nadużyciom, własnej relacji rozliczeniowej, wypełniania obowiązków podatkowych i księgowych, roszczeń prawnych oraz zapewnienia zgodności z prawem. Członkowie Zespołu mogą importować lub tworzyć Treści na Kontach przypisanych do poszczególnych Użytkowników, jednak Usługa nie zapewnia odrębnego trybu technicznego dla Treści „służbowych” i „osobistych”. Organizacja odpowiada za przekazanie wymaganych informacji osobom należącym do jej personelu, ustalenie podstawy prawnej oraz zapewnienie zgodności dyspozycji dotyczących administrowania Zespołem i zakończenia dostępu z mającymi zastosowanie przepisami prawa.

3.14 Kontrola sankcyjna i weryfikacja Jurysdykcji objętych ograniczeniami. Unabyss przetwarza dane opisane w sekcji 2.10 w celu sprawdzenia, czy Użytkownicy są uprawnieni do korzystania z Usługi na podstawie sekcji 3.9 Regulaminu, wypełnienia obowiązków wynikających ze środków ograniczających przyjętych przez Unię Europejską i Organizację Narodów Zjednoczonych oraz stosowanych w Polsce, a także — jeżeli jest to istotne dla danej transakcji — z reżimów sankcyjnych Stanów Zjednoczonych i Zjednoczonego Królestwa. Potencjalne dopasowanie jest weryfikowane przez członka personelu Unabyss przed podjęciem decyzji o odmowie rejestracji, zawieszeniu lub rozwiązaniu Konta; decyzje takie nie są podejmowane wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Użytkownik, którego dotyczy taka decyzja, może ją zakwestionować i zażądać ponownej weryfikacji przez człowieka, kontaktując się pod adresem legal@unabyss.com. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Unabyss; art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na zapobieganiu bezprawnemu korzystaniu z Usługi i ochronie Unabyss przed ryzykiem regulacyjnym i finansowym, w zakresie kontroli wykraczającej poza ścisły obowiązek prawny.

4. Udostępnianie danych i dalsze podmioty przetwarzające

4.1 Zasady ogólne. Unabyss nie sprzedaje ani nie wynajmuje danych osobowych. Dane mogą być udostępniane wyłącznie zaufanym partnerom i dalszym podmiotom przetwarzającym, gdy jest to niezbędne do działania Usługi, wykonania zobowiązań umownych lub spełnienia wymogów prawnych. Każdy dalszy podmiot przetwarzający jest związany pisemną umową powierzenia przetwarzania danych zapewniającą poufność, bezpieczeństwo i zgodność z RODO.

4.2 Kategorie odbiorców. Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

dostawcom usług technicznych wspierających hosting, infrastrukturę lub przechowywanie danych;
operatorom płatności i instytucjom finansowym;
partnerom analitycznym i reklamowym;
platformom komunikacyjnym i dostawcom usług wysyłki poczty elektronicznej;
dostawcom technologii AI wykorzystywanych do generowania treści, transkrypcji lub analizy;
dostawcom infrastruktury importu danych i Integracji wykorzystywanej do pobierania danych z usług podmiotów trzecich połączonych przez Użytkownika;
organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy prawa.

Dodatkowymi odbiorcami mogą być: (a) Administratorzy Zespołu działający w imieniu Organizacji opłacającej Zespół — wyłącznie w zakresie danych identyfikacyjnych, członkostwa, ról, zaproszeń, Miejsc, Subskrypcji, faktur i danych rozliczeniowych, bez dostępu do prywatnych Danych Kontekstowych, Treści AI, pamięci, Integracji ani innych Treści Członków wyłącznie z tytułu relacji w ramach Zespołu; (b) operatorzy płatności oraz dostawcy usług fakturowania, księgowości i archiwizacji wykorzystywani do rozliczeń przypisanych osobie fizycznej lub Organizacji; oraz (c) zewnętrzne miejsca docelowe i ich operatorzy wybrani przez Użytkownika na potrzeby dystrybucji przez MCP, dublowania, synchronizacji, tunelowania lub przechowywania danych.

4.3 Główne dalsze podmioty przetwarzające i dostawcy. W celu świadczenia Usługi Unabyss korzysta obecnie z usług następujących dalszych podmiotów przetwarzających i partnerów technologicznych:

Hosting i infrastruktura:

Contabo — hosting VPS, przechowywanie w chmurze zgodne z S3 i infrastruktura aplikacji;
Neon Inc. — zarządzany hosting bazy danych PostgreSQL dla produkcyjnej bazy danych Usługi;
Cloudflare, Inc. — dostarczanie treści na brzegu sieci, CDN oraz Workers wykorzystywane jako serwer pośredniczący dla podpisanych adresów URL.

Płatności i rozliczenia:

Stripe, Inc. — przetwarzanie płatności, zarządzanie Subskrypcjami i blokady środków w ramach Preautoryzacji;
dostawcy usług fakturowania, księgowości i archiwizacji dokumentów — wystawianie, dostarczanie, raportowanie i przechowywanie faktur oraz dokumentacji rozliczeniowej przypisanej osobie fizycznej lub Organizacji, jeżeli Unabyss korzysta z takich dostawców.

Analityka i reklama:

Google LLC (Google Analytics, Google Tag Manager) — analityka i śledzenie wydajności;
Meta Platforms Ireland Ltd. (Meta Pixel) — śledzenie konwersji i optymalizacja kampanii;
LinkedIn Ireland Unlimited Company (LinkedIn Insight Tag) — śledzenie konwersji i retargeting;
X Corp. (X / Twitter Pixel) — śledzenie konwersji i pomiar skuteczności reklam;
Microsoft Corporation (Microsoft Clarity) — analityka sesji, mapy cieplne i odtwarzanie sesji.

Sztuczna inteligencja i generowanie treści:

OpenAI, L.L.C. — generowanie i analiza tekstu;
Anthropic PBC (Claude) — rozumowanie i generowanie tekstu;
Google LLC (Gemini) — przetwarzanie języka naturalnego.

Zamiana mowy na tekst:

ElevenLabs, Inc. (Scribe) — transkrypcja mowy na tekst w czasie rzeczywistym.

Poczta elektroniczna i komunikacja:

Resend — wysyłka transakcyjnych i marketingowych wiadomości e-mail;
Slack Technologies, LLC — wewnętrzna organizacja i powiadomienia operacyjne.

Obsługa klienta:

Chatwoot Inc. — wsparcie i komunikacja w ramach produktu, w tym przetwarzanie treści rozmów ze wsparciem.

Infrastruktura importu danych i Integracji:

Apify Technologies s.r.o. — pobieranie danych z usług podmiotów trzecich połączonych przez Użytkownika;
Pipedream, Inc. — infrastruktura Integracji i przepływów pracy wspierająca połączenia z usługami podmiotów trzecich.

Meta Platforms Ireland Ltd.:

import danych dotyczących skuteczności reklam z interfejsu Meta Marketing API na polecenie Użytkownika.

Wszystkie dalsze podmioty przetwarzające są umownie zobowiązane do bezpiecznego postępowania z danymi, przetwarzania ich wyłącznie na udokumentowane polecenie oraz przestrzegania RODO lub stosowania równoważnych zabezpieczeń.

4.4 Przekazywanie danych poza EOG. Niektóre dalsze podmioty przetwarzające mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w szczególności w Stanach Zjednoczonych. W takich przypadkach Unabyss zapewnia odpowiedni poziom ochrony, opierając się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym Ramach ochrony danych UE–USA, jeżeli odbiorca posiada odpowiedni certyfikat), standardowych klauzulach umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innym mechanizmie przekazywania danych dopuszczonym na podstawie rozdziału V RODO.

4.5 Kontrola dostępu. Dostęp do danych osobowych w Unabyss jest ściśle ograniczony do upoważnionych pracowników i współpracowników, którzy potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków. Wszystkie osoby posiadające dostęp są związane zobowiązaniami do zachowania poufności i przechodzą szkolenia z zasad ochrony danych.

4.6 Aktualizacje listy dalszych podmiotów przetwarzających. Lista dalszych podmiotów przetwarzających może być okresowo zmieniana stosownie do potrzeb operacyjnych. Unabyss będzie prowadzić aktualną listę i udostępniać ją Użytkownikom na żądanie. W przypadku istotnej zmiany mającej wpływ na dane osobowe Użytkownicy zostaną powiadomieni przed zaangażowaniem nowego dalszego podmiotu przetwarzającego.

5. Przekazywanie danych poza EOG i przechowywanie danych

5.1 Miejsca przechowywania danych. Dane osobowe zbierane i przetwarzane przez Unabyss są przechowywane w infrastrukturze aplikacyjnej i obiektowej obsługiwanej przez Contabo na serwerach zlokalizowanych w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG), a także w zarządzanej bazie danych PostgreSQL obsługiwanej przez Neon Inc., która może zostać uruchomiona w regionie poza EOG. Transfery wynikające z lokalizacji bazy danych są chronione za pomocą zabezpieczeń opisanych w sekcji 5.2. Zależnie od ustawień lub planu wybranego przez Użytkownika Dane Kontekstowe mogą być zamiast tego przesyłane do zewnętrznego miejsca docelowego skonfigurowanego przez Użytkownika i mogą nie być trwale przechowywane w infrastrukturze Unabyss. Lokalizacja i operator takiego miejsca docelowego są określani przez Użytkownika i mogą obejmować lokalną instancję lub miejsce docelowe poza EOG. Niektóre dane mogą jednak być przekazywane lub tymczasowo przetwarzane poza EOG przez dalsze podmioty przetwarzające zlokalizowane w państwach, które nie zapewniają równoważnego poziomu ochrony danych.

5.2 Zabezpieczenia prawne transferów. Jeżeli dane osobowe są przekazywane poza EOG, Unabyss zapewnia objęcie takich transferów odpowiednimi zabezpieczeniami prawnymi, w tym:

standardowymi klauzulami umownymi (SCC) przyjętymi przez Komisję Europejską;
decyzjami Komisji Europejskiej stwierdzającymi odpowiedni stopień ochrony w odniesieniu do określonych jurysdykcji.
innymi mechanizmami dopuszczonymi na podstawie art. 45–49 RODO.

5.3 Państwa, do których przekazywane są dane. Niektórzy dalsi podmioty przetwarzające, tacy jak OpenAI, Anthropic, ElevenLabs, Stripe, Neon, Pipedream, Chatwoot i Google (w zakresie przetwarzania AI przez Gemini), mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych lub innych jurysdykcjach poza EOG. We wszystkich takich przypadkach Unabyss wymaga od tych podmiotów stosowania środków bezpieczeństwa i ochrony prywatności równoważnych standardom RODO oraz zawiera wiążącą umowę powierzenia przetwarzania danych, która — zależnie od odbiorcy — opiera się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym Ramach ochrony danych UE–USA, jeżeli odbiorca posiada odpowiedni certyfikat), standardowych klauzulach umownych albo innym mechanizmie przekazywania danych dopuszczonym na podstawie rozdziału V RODO.

5.4 Kopie zapasowe i odtwarzanie danych. Regularnie wykonywane są kopie zapasowe danych przechowywanych w Unabyss w celu zapewnienia ciągłości działania i odporności systemu. Dane kopii zapasowych są bezpiecznie przechowywane w przestrzeni zgodnej z S3 i podlegają takim samym środkom ochrony jak dane produkcyjne.

5.5 Bezpieczeństwo transferów. Wszystkie międzynarodowe transfery danych i zdalny dostęp są chronione szyfrowaniem oraz bezpiecznymi protokołami komunikacji (TLS/HTTPS). Dostęp dalszych podmiotów przetwarzających do danych jest ograniczony do określonych, udokumentowanych czynności przetwarzania i monitorowany za pomocą zabezpieczeń umownych i technicznych.

6. Środki bezpieczeństwa danych

6.1 Zobowiązanie ogólne. Unabyss stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia poziomu bezpieczeństwa odpowiadającego ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych. Środki te mają zapobiegać nieuprawnionemu dostępowi do informacji, ich zmianie, ujawnieniu lub zniszczeniu.

6.2 Środki techniczne. Stosowane są następujące zabezpieczenia techniczne:

szyfrowanie danych podczas przesyłania (TLS/HTTPS) i przechowywania;
bezpieczna konfiguracja serwerów, zapory sieciowe i serwer odwrotnego proxy Nginx zapobiegające nieuprawnionemu dostępowi;
uwierzytelnianie oparte na JWT z krótkotrwałymi tokenami dostępu (60 minut) i rotowanymi tokenami odświeżającymi;
regularne aktualizacje oprogramowania i zarządzanie poprawkami bezpieczeństwa;
anonimizacja lub pseudonimizacja danych, gdy jest to zasadne;
bezpieczne usuwanie i nadpisywanie danych, gdy nie są już potrzebne;
automatyczne kopie zapasowe bazy danych w przestrzeni chmurowej zgodnej z S3;
ciągłe monitorowanie infrastruktury i wykrywanie potencjalnych zagrożeń.

6.3 Środki organizacyjne. Środki organizacyjne stosowane przez Unabyss obejmują:

ograniczenie dostępu do danych według roli i zasady niezbędności;
zobowiązania do zachowania poufności zawierane z pracownikami i współpracownikami;
obowiązkowe szkolenia z ochrony danych i cyberbezpieczeństwa;
jasne procedury wewnętrzne dotyczące postępowania w przypadku naruszeń ochrony danych;
regularne audyty bezpieczeństwa i przeglądy zgodności.

6.4 Zarządzanie incydentami i reagowanie na naruszenia ochrony danych. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Unabyss:

oceni zakres i skutki incydentu;
niezwłocznie podejmie działania w celu ograniczenia szkód;
zgłosi naruszenie właściwemu organowi nadzorczemu (Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce) w terminie 72 godzin, jeżeli jest to wymagane na podstawie art. 33 RODO;
poinformuje Użytkowników, których dotyczy naruszenie, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia ich praw lub wolności.

6.5 Bezpieczeństwo dalszych podmiotów przetwarzających. Wszystkie dalsze podmioty przetwarzające, z których korzysta Unabyss, są zobowiązane do wdrożenia porównywalnych środków bezpieczeństwa i przestrzegania standardów RODO. Ich zgodność jest weryfikowana za pomocą gwarancji umownych oraz — w miarę możliwości — dokumentacji bezpieczeństwa lub audytów.

6.6 Integralność i poufność danych. Unabyss zapewnia, aby dane osobowe pozostawały prawidłowe, kompletne i poufne przez cały cykl ich życia. W celu zachowania integralności przechowywanych informacji przeprowadzane są regularne przeglądy.

6.7 Bezpieczeństwo fizyczne. Centra danych, w których hostowana jest Usługa, są utrzymywane przez profesjonalnych dostawców (Contabo), którzy zapewniają bezpieczeństwo fizyczne, w tym ograniczony dostęp, całodobowy monitoring i kontrolę warunków środowiskowych.

7. Prawa Użytkowników wynikające z RODO

7.1 Informacje ogólne. Użytkownikom, których dane osobowe są przetwarzane przez Unabyss, przysługują prawa opisane w niniejszej sekcji. Unabyss respektuje i ułatwia wykonywanie tych praw zgodnie z art. 12–23 RODO.

7.2 Prawo dostępu. Użytkownicy mają prawo uzyskać potwierdzenie, czy ich dane osobowe są przetwarzane, a jeżeli ma to miejsce — uzyskać dostęp do tych danych oraz informacje o ich źródle, celu przetwarzania i odbiorcach.

7.3 Prawo do sprostowania. Użytkownicy mają prawo żądać sprostowania dotyczących ich nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych.

7.4 Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”). Użytkownicy mają prawo żądać usunięcia swoich danych osobowych, gdy:

dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane;
Użytkownik wycofa zgodę (jeżeli zgoda stanowiła podstawę prawną przetwarzania);
Użytkownik wniesie sprzeciw wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania;
dane są przetwarzane niezgodnie z prawem;
obowiązek usunięcia danych wynika z przepisów prawa.

Prawo to może nie mieć zastosowania, jeżeli przechowywanie danych jest wymagane w celu wypełnienia obowiązków prawnych albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

7.5 Prawo do ograniczenia przetwarzania. Użytkownicy mogą żądać ograniczenia przetwarzania, gdy:

kwestionują prawidłowość danych osobowych;
przetwarzanie jest niezgodne z prawem, lecz Użytkownik sprzeciwia się usunięciu danych;
Unabyss nie potrzebuje już danych, lecz Użytkownik potrzebuje ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
Użytkownik wniósł sprzeciw wobec przetwarzania — do czasu zweryfikowania prawnie uzasadnionych podstaw przetwarzania.

7.6 Prawo do przenoszenia danych. Użytkownicy mają prawo otrzymać swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłać je innemu administratorowi, jeżeli jest to technicznie możliwe. Obejmuje to Dane Kontekstowe, pliki kontekstowe i historię rozmów. Jeżeli Konto zostało dezaktywowane i przeznaczone do trwałego usunięcia po usunięciu Użytkownika z Zespołu lub rozwiązaniu Zespołu, prawo to może zostać wykonane w okresie przejściowym opisanym w sekcji 11.8.

7.7 Prawo sprzeciwu. Użytkownicy mają prawo w dowolnym czasie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania ich danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub do celów marketingu bezpośredniego. Jeżeli sprzeciw dotyczy marketingu bezpośredniego, Unabyss zaprzestanie przetwarzania danych w tym celu bez dokonywania dalszego wyważenia interesów. W przypadku innego przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Unabyss może je kontynuować wyłącznie wtedy, gdy wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności Użytkownika albo gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

7.8 Prawo do wycofania zgody. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, Użytkownik może ją wycofać w dowolnym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

7.9 Prawo wniesienia skargi. Użytkownicy mają prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego, jeżeli uważają, że przetwarzanie ich danych osobowych narusza mające zastosowanie przepisy o ochronie danych. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, Polska. Strona internetowa: https://uodo.gov.pl.

7.10 Wykonywanie praw. Żądania dotyczące któregokolwiek z powyższych praw można przesyłać pocztą elektroniczną na adres privacy@unabyss.com. Unabyss odpowie na zweryfikowane żądanie w terminie miesiąca od jego otrzymania, a w sprawach skomplikowanych — w terminie do trzech miesięcy, zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO.

8. Pliki cookie i technologie śledzące

8.1 Korzystanie z plików cookie. Serwisy internetowe i aplikacje internetowe Unabyss wykorzystują pliki cookie i podobne technologie śledzące w celu zapewnienia prawidłowego działania, analizy wydajności i poprawy doświadczeń Użytkownika. Pliki cookie to niewielkie pliki tekstowe zapisywane przez przeglądarkę na urządzeniu Użytkownika.

8.2 Rodzaje wykorzystywanych plików cookie. Mogą być wykorzystywane następujące rodzaje plików cookie:

niezbędne pliki cookie — wymagane do podstawowego działania serwisu internetowego, w tym logowania (zarządzania tokenami JWT), nawigacji i zarządzania sesją;
funkcjonalne pliki cookie — umożliwiające rozszerzone funkcje, takie jak zapamiętywanie preferencji i poprawa użyteczności;
analityczne pliki cookie — zbierające informacje o sposobie interakcji Użytkowników z serwisem internetowym w celu poprawy wydajności i treści (Google Analytics, Google Tag Manager, Microsoft Clarity);
marketingowe pliki cookie — śledzące interakcje Użytkowników do celów reklamowych i remarketingowych (Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag, X (Twitter) Pixel).

8.3 Zgoda na pliki cookie. Podczas pierwszej wizyty w serwisie internetowym Unabyss Użytkownikom wyświetlany jest baner cookie umożliwiający zaakceptowanie lub odrzucenie plików cookie, które nie są niezbędne. Zgoda jest rejestrowana i może zostać w dowolnym czasie zmieniona lub wycofana za pośrednictwem interfejsu ustawień plików cookie albo preferencji przeglądarki.

8.4 Pliki cookie podmiotów trzecich. Niektóre pliki cookie mogą być umieszczane przez dostawców usług podmiotów trzecich zintegrowanych z serwisem internetowym. Do dostawców tych należą:

Google LLC — na potrzeby analityki (Google Analytics), zarządzania tagami (Google Tag Manager) i marketingu;
Meta Platforms Ireland Ltd. — do celów marketingowych i śledzenia konwersji (Meta Pixel);
LinkedIn Ireland Unlimited Company — do śledzenia konwersji i retargetingu (LinkedIn Insight Tag);
X Corp. — do śledzenia konwersji i pomiaru skuteczności reklam (X / Twitter Pixel);
Microsoft Corporation — do analityki sesji, tworzenia map cieplnych i odtwarzania sesji (Microsoft Clarity).

Każdy podmiot trzeci odpowiada za własne praktyki w zakresie prywatności. Użytkownikom zaleca się zapoznanie z ich politykami prywatności dostępnymi pod następującymi adresami: Google: https://policies.google.com/privacy; Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy; LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.

8.5 Zarządzanie plikami cookie. Większość przeglądarek umożliwia Użytkownikom zarządzanie plikami cookie za pomocą ustawień pozwalających na ich blokowanie, usuwanie lub wyświetlanie powiadomień o ich wykorzystywaniu. Wyłączenie niektórych plików cookie może jednak wpłynąć na funkcjonalność lub wydajność serwisu internetowego.

8.6 Okres przechowywania danych z plików cookie. Pliki cookie są przechowywane przez różne okresy, zależnie od ich rodzaju: sesyjne pliki cookie są automatycznie usuwane po zamknięciu przeglądarki, natomiast trwałe pliki cookie pozostają zapisane przez określony czas albo do chwili ich ręcznego usunięcia.

8.7 Analityka i anonimizacja. Dane zbierane za pomocą narzędzi analitycznych są, o ile to możliwe, przetwarzane w formie zagregowanej i zanonimizowanej. W Google Analytics włączona jest anonimizacja adresów IP w celu zapewnienia zgodności z wymogami RODO.

8.8 Wycofanie zgody. Użytkownicy mogą w dowolnym czasie wycofać zgodę na pliki cookie, które nie są niezbędne, przez zmianę preferencji dotyczących plików cookie w serwisie internetowym albo w ustawieniach przeglądarki.

9. Komunikacja marketingowa i newslettery

9.1 Komunikacja produktowa i marketingowa. Gdy Użytkownik podaje lub utrzymuje adres e-mail w związku z Kontem i akceptuje Regulamin, udostępnia ten adres do celów określonych w sekcji 4.11 Regulaminu, w tym do otrzymywania informacji handlowych dotyczących własnych Usług Unabyss. Komunikacja taka może obejmować newslettery, materiały wdrożeniowe, wskazówki dotyczące produktu, aktualizacje funkcji, plany, oferty, wydarzenia, ankiety i treści edukacyjne. Osoby, które nie posiadają Konta, mogą dobrowolnie zapisać się za pośrednictwem formularza wyraźnie przeznaczonego do zamawiania komunikacji marketingowej. Rezygnacja z marketingu nie ma wpływu na niezbędne komunikaty dotyczące Usługi opisane w sekcji 3.6.

9.2 Podstawa prawna. Dane osobowe wykorzystywane do marketingu bezpośredniego własnych Usług Unabyss są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Unabyss zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Korzystanie z poczty elektronicznej lub innego kanału komunikacji elektronicznej opiera się na zgodzie odbiorcy wymaganej na podstawie mających zastosowanie przepisów o komunikacji elektronicznej, w tym zgodzie wyrażonej przez udostępnienie adresu elektronicznego do celów marketingowych w sposób opisany w Regulaminie. W przypadku osób, które nie są Użytkownikami i zapisują się za pośrednictwem dedykowanego formularza, dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

9.3 Udostępnienie adresu do celów marketingowych. Zgoda Użytkownika na otrzymywanie informacji handlowych pocztą elektroniczną może zostać wyrażona przez podanie lub utrzymywanie adresu e-mail w związku z Kontem oraz zaakceptowanie Regulaminu, który stanowi, że adres ten jest udostępniany również do celów marketingowych. Unabyss może stosować procedurę podwójnego potwierdzenia (double opt-in) jako dodatkowy środek weryfikacyjny. Osoby, które nie posiadają Konta, wyrażają zgodę za pośrednictwem formularza wyraźnie przeznaczonego do zamawiania komunikacji marketingowej.

9.4 Treść komunikacji. Komunikacja marketingowa może obejmować:

informacje o nowych funkcjach, aktualizacjach lub wydaniach produktu;
treści edukacyjne dotyczące AI, zarządzania kontekstem i profesjonalnych przepływów pracy;
zaproszenia na wydarzenia, do programów beta lub do udziału w ankietach;
ograniczone oferty promocyjne lub rabaty.

9.5 Platforma poczty elektronicznej. Komunikacja e-mail jest obsługiwana za pomocą Resend zarówno w odniesieniu do wiadomości transakcyjnych, jak i marketingowych. Resend jest związany umową powierzenia przetwarzania danych zgodną z RODO.

9.6 Rezygnacja i sprzeciw. Użytkownicy mogą w dowolnym czasie wycofać zgodę na korzystanie z kanału komunikacji elektronicznej, wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego lub zrezygnować z subskrypcji przez zmianę odpowiedniego ustawienia Konta, kliknięcie linku „wypisz się” zamieszczonego w każdej marketingowej wiadomości e-mail albo kontakt pod adresem privacy@unabyss.com. Rezygnacja lub sprzeciw nie wpływają na wiadomości transakcyjne ani niezbędne wiadomości związane z Usługą (na przykład powiadomienia rozliczeniowe lub systemowe).

9.7 Częstotliwość wiadomości. Unabyss ogranicza częstotliwość wiadomości marketingowych do rozsądnego poziomu, aby zapobiegać spamowi i zapewnić ich adekwatność.

9.8 Okres przechowywania danych. Dane osobowe przetwarzane do celów marketingowych będą przechowywane do chwili wniesienia przez Użytkownika sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, wycofania zgody na korzystanie z kanału komunikacji elektronicznej lub rezygnacji z subskrypcji, po czym zostaną usunięte lub zanonimizowane w terminie trzydziestu (30) dni, chyba że dłuższy okres jest niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Unabyss może zachować ograniczony zakres informacji niezbędny do wykazania okoliczności udostępnienia adresu do celów marketingowych oraz prowadzenia rejestru wyłączeń zapobiegającego wysyłaniu kolejnych wiadomości marketingowych.

9.9 Analityka zaangażowania. Unabyss może analizować zanonimizowane wskaźniki zaangażowania, takie jak wskaźniki otwarć, kliknięć i rezygnacji z subskrypcji, w celu poprawy adekwatności i jakości komunikacji. Dane te nie są wykorzystywane do profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

10.1 Brak zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne. Unabyss nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany, jeżeli decyzje te wywoływałyby wobec Użytkowników skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały w rozumieniu art. 22 RODO. Kontrola sankcyjna i weryfikacja uprawnień opisane w sekcji 3.14 obejmują weryfikację przez człowieka każdego potencjalnego dopasowania przed podjęciem decyzji, w związku z czym nie stanowią decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu.

10.2 Przetwarzanie oparte na AI. Platforma Unabyss wykorzystuje technologie sztucznej inteligencji, aby wspierać Użytkowników w zarządzaniu kontekstem, generowaniu treści i prowadzeniu badań. Takie przetwarzanie jest zawsze inicjowane przez Użytkownika i służy wyłącznie realizacji żądanej funkcjonalności. Systemy AI nie podejmują autonomicznych decyzji dotyczących Użytkowników ani nie oceniają i nie punktują osób fizycznych.

10.3 Ograniczona personalizacja. W ramach Usługi może dochodzić do ograniczonej personalizacji w celu poprawy doświadczeń Użytkownika, na przykład przez rekomendowanie sposobu organizacji plików kontekstowych. Personalizacja ta opiera się na regułach i nie obejmuje profilowania behawioralnego ani zautomatyzowanej oceny osobowości, preferencji lub wyników.

10.4 Nadzór człowieka. Wszystkie operacje oparte na AI wykonywane w ramach Usługi podlegają nadzorowi człowieka. Użytkownicy zachowują pełną kontrolę nad swoimi Treściami AI i muszą przeglądać oraz zatwierdzać wszystkie wygenerowane treści.

10.5 Przejrzystość w zakresie dostawców AI. Przetwarzanie przez AI odbywa się z wykorzystaniem zaufanych dostawców zewnętrznych (OpenAI, Anthropic/Claude, Google/Gemini i ElevenLabs). Każdy dostawca działa na podstawie warunków umownych zapewniających zgodność z RODO, poufność i ograniczone wykorzystanie danych. Dane Kontekstowe i dane z rozmów nie są wykorzystywane do trenowania ani ulepszania zewnętrznych modeli AI.

10.6 Kontrola Użytkownika. Użytkownicy mogą zarządzać swoimi Danymi Kontekstowymi lub usuwać dane za pośrednictwem ustawień Konta albo kontaktując się pod adresem privacy@unabyss.com.

10.7 Analityka marketingowa i profilowanie. Unabyss nie podejmuje na potrzeby marketingowe zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na Użytkowników. Z zastrzeżeniem uzyskania zgody na pliki cookie partnerzy analityczni i reklamowi mogą przetwarzać identyfikatory internetowe oraz dane dotyczące interakcji w celu pomiaru skuteczności kampanii, a także — jeżeli funkcja ta jest włączona — wspierania retargetingu w sposób opisany w sekcjach 2.5 i 8. Unabyss nie wykorzystuje Danych Kontekstowych ani Treści AI do tworzenia profili reklamowych.

11. Okres przechowywania i usuwanie danych

11.1 Zasada ogólna. Dane osobowe są przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do osiągnięcia celów, w których zostały zebrane, lub do wypełnienia obowiązków prawnych, księgowych bądź sprawozdawczych. Po upływie tego okresu dane są bezpiecznie usuwane lub anonimizowane.

11.2 Okresy przechowywania według kategorii. O ile przepisy prawa nie wymagają dłuższego okresu, zastosowanie mają następujące zasady przechowywania:

dane Konta — są przechowywane przez okres istnienia Konta Użytkownika. Po usunięciu Konta albo jego dezaktywacji, po której następuje trwałe usunięcie danych, dane Konta są usuwane z systemów produkcyjnych bez zbędnej zwłoki, a pozostałe kopie są usuwane z zaszyfrowanych kopii zapasowych wraz z wycofywaniem tych kopii, nie później jednak niż w terminie dziewięćdziesięciu (90) dni. Ograniczone identyfikatory, informacje o powiązaniu z Organizacją, dokumentacja rozliczeniowa, faktury podatkowe, logi bezpieczeństwa i zdarzenia audytowe mogą być przechowywane dłużej, jeżeli wymagają tego przepisy prawa lub jest to niezbędne do celów związanych z roszczeniami;
Dane Kontekstowe, pliki kontekstowe i Treści AI — są przechowywane przez okres istnienia Konta Użytkownika i usuwane po zamknięciu Konta albo wcześniej, na żądanie Użytkownika;
logi rozmów — są przechowywane przez okres istnienia Konta Użytkownika;
informacje dotyczące płatności, transakcji Kredytowych, Subskrypcji indywidualnych i zespołowych, proporcjonalnych rozliczeń Miejsc, rozliczeń Organizacji, faktur i sporów płatniczych — są przechowywane przez okres wymagany przez polskie przepisy podatkowe i rachunkowe oraz przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
komunikacja z obsługą klienta — jest przechowywana przez okres do dwóch (2) lat w celu zapewnienia jakości Usługi i rozwiązywania potencjalnych sporów;
dane newsletterowe i marketingowe — są przechowywane do chwili wniesienia przez Użytkownika sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, wycofania zgody na korzystanie z kanału komunikacji elektronicznej lub rezygnacji z subskrypcji, po czym są usuwane lub anonimizowane w terminie trzydziestu (30) dni, z zastrzeżeniem zachowania ograniczonego rejestru wyłączeń;
kopie zapasowe — są przechowywane przez ograniczony okres (do dziewięćdziesięciu (90) dni) na potrzeby odtwarzania systemu i zapewnienia ciągłości działania;
dokumentacja kontroli sankcyjnej i weryfikacji uprawnień, w tym zapisy potencjalnych dopasowań i decyzji po weryfikacji — jest przechowywana przez pięć (5) lat od zakończenia relacji z Użytkownikiem albo przez dłuższy okres niezbędny do wykazania zgodności z mającymi zastosowanie przepisami dotyczącymi środków ograniczających lub do ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń.

Dodatkowe zasady przechowywania. Dane dotyczące członkostwa i ról w Zespole są przechowywane przez okres trwania relacji w ramach Zespołu, a następnie przez okres niezbędny do udokumentowania dostępu, zakończenia dostępu, rozliczeń, bezpieczeństwa lub roszczeń. Tokeny oczekujących zaproszeń wygasają po siedmiu (7) dniach, chyba że wskazano inny okres; adresy e-mail zaproszonych osób i logi zdarzeń mogą być przechowywane do chwili przyjęcia, odrzucenia, odwołania lub wygaśnięcia zaproszenia albo rozwiązania Zespołu, a następnie przez okres do dziewięćdziesięciu (90) dni na potrzeby bezpieczeństwa, obsługi sporów lub audytu. Zdarzenia aktywacji Zespołu, zmian Miejsc, zmian ról, usunięcia członków, niepowodzeń płatności, anulowania i rozwiązania Zespołu mogą być przechowywane przez okres odpowiadający okresowi przechowywania dokumentacji rozliczeniowej Organizacji i okresom blokady usunięcia danych z przyczyn prawnych. W trybie wykorzystującym wyłącznie zewnętrzne miejsce docelowe Unabyss nie przechowuje trwałej kopii Danych Kontekstowych po ich przesłaniu, z zastrzeżeniem przejściowego przetwarzania, logów bezpieczeństwa i cykli kopii zapasowych. Ograniczona dokumentacja udostępnienia adresu elektronicznego do celów marketingowych, wycofania zgody, wniesienia sprzeciwu i wpisania do rejestru wyłączeń może być przechowywana przez okres niezbędny do wykazania zgodności i respektowania rezygnacji z marketingu.

11.3 Kryteria ustalania okresu przechowywania. Okresy przechowywania są ustalane z uwzględnieniem czasu trwania relacji umownej, mających zastosowanie wymogów prawnych, charakteru i wrażliwości danych oraz potencjalnego ryzyka ich nieuprawnionego wykorzystania lub ujawnienia.

11.4 Bezpieczne usuwanie. Po upływie okresu przechowywania dane są bezpiecznie usuwane lub nieodwracalnie anonimizowane za pomocą odpowiednich środków technicznych uniemożliwiających ich odzyskanie.

11.5 Usuwanie na żądanie Użytkownika. Użytkownicy mogą zażądać usunięcia Konta i powiązanych danych za pośrednictwem ustawień Konta albo kontaktując się pod adresem privacy@unabyss.com. Przed usunięciem Konta Użytkownik może wyeksportować swoje Dane Kontekstowe i Treści AI za pośrednictwem Usługi. Usunięcie Konta indywidualnego powoduje dezaktywację logowania, natychmiastowe anulowanie Subskrypcji indywidualnej oraz rozpoczęcie nieodwracalnego procesu pełnego usunięcia Danych Kontekstowych i Treści AI z systemów produkcyjnych, przy czym pozostałe kopie są usuwane z kopii zapasowych zgodnie z sekcją 11.2 lit. g. Odrębna funkcja usuwania kontekstu, jeżeli jest dostępna, pozostawia Konto aktywne. Usunięcie Konta Członka Zespołu kończy członkostwo w Zespole, może automatycznie zmniejszyć liczbę Miejsc zakupionych przez Organizację i nie przywraca wcześniejszej Subskrypcji indywidualnej. Jedyny Administrator Zespołu nie może usunąć Konta, dopóki w Zespole pozostają inni Członkowie, chyba że zostanie wyznaczony inny Administrator albo Zespół zostanie anulowany. Jeżeli ostatnia osoba w Organizacji usunie Konto, Subskrypcja zespołowa zostaje anulowana, a Organizacja rozwiązana. Usunięcie danych z Unabyss nie powoduje usunięcia kopii wcześniej przekazanych do zewnętrznych miejsc docelowych skonfigurowanych przez Użytkownika. Ograniczone identyfikatory, informacje o powiązaniu z Organizacją, historia rozliczeń, faktury podatkowe, dokumentacja płatności, logi bezpieczeństwa i zdarzenia audytowe mogą pozostać zachowane, jeżeli wymagają tego przepisy prawa, jest to niezbędne do celów związanych z roszczeniami lub dane są przetwarzane na podstawie zgodnego z prawem polecenia Organizacji.

11.6 Wyjątki. Niektóre dane mogą być przechowywane przez dłuższy okres, jeżeli jest to niezbędne do wypełnienia wymogów prawnych lub regulacyjnych, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo zapobiegania oszustwom, nadużyciom lub niewłaściwemu korzystaniu z Usługi.

11.7 Anonimizacja do celów statystycznych. Po usunięciu Konta Unabyss może zachować zanonimizowane i zagregowane dane do celów analiz statystycznych, ulepszania Usługi lub badań. Danych takich nie można powiązać z żadnym możliwym do zidentyfikowania Użytkownikiem.

11.8 Zakończenie dostępu w Zespole, okres przejściowy i rozwiązanie Organizacji. Gdy Administrator Zespołu usuwa Członka, dostęp Członka do Zespołu zostaje zakończony, a Konto Członka jest dezaktywowane i przechodzi w trzydziestodniowy (30) okres przejściowy. Unabyss powiadamia Członka pocztą elektroniczną o rozpoczęciu okresu przejściowego. W tym okresie Członek może zalogować się wyłącznie w celu wyeksportowania przypisanych do niego Danych Kontekstowych i Treści AI oraz może wykonywać prawa opisane w sekcji 7, w tym prawo do przenoszenia danych określone w sekcji 7.6. Po zakończeniu okresu przejściowego albo wcześniej, jeżeli Członek potwierdzi zakończenie eksportu, przypisane do Użytkownika Dane Kontekstowe i Treści AI Członka są nieodwracalnie usuwane. Jeżeli w chwili zakończenia okresu przejściowego nie zostało jeszcze rozpatrzone żądanie dotyczące przenoszenia danych lub dostępu, usunięcie zostaje odroczone do czasu jego realizacji. Eksport jest dostępny wyłącznie dla Członka: Usługa nie zapewnia eksportu dla Organizacji, przeniesienia danych do innego Użytkownika ani częściowego usunięcia ograniczonego do danych służbowych.

Jeżeli Zespół zostaje anulowany ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego, proces zakończenia dostępu rozpoczyna się z chwilą zakończenia Subskrypcji zespołowej; jeżeli wybrano anulowanie ze skutkiem natychmiastowym, rozpoczyna się niezwłocznie. Rozwiązanie Zespołu unieważnia oczekujące zaproszenia i dezaktywuje wszystkie Konta Członków, z których każde przechodzi w opisany powyżej trzydziestodniowy (30) okres przejściowy przed trwałym usunięciem odpowiednich danych. Status Organizacji, faktury, dokumentacja podatkowa, dokumentacja płatności i niezbędne zdarzenia audytowe mogą być przechowywane po rozwiązaniu Organizacji do celów ustawowych, bezpieczeństwa, rozstrzygania sporów i blokady usunięcia danych z przyczyn prawnych.

12. Dane dzieci

12.1 Ograniczenie wiekowe. Usługa Unabyss jest przeznaczona wyłącznie dla osób, które ukończyły osiemnaście (18) lat. Unabyss nie zbiera ani nie przetwarza świadomie danych osobowych dzieci poniżej tego wieku.

12.2 Zgoda rodzica lub opiekuna. Jeżeli okaże się, że dane osobowe osoby małoletniej zostały zebrane bez możliwej do zweryfikowania zgody rodzica lub opiekuna, Unabyss niezwłocznie podejmie działania w celu usunięcia takich danych oraz — w stosownych przypadkach — dezaktywacji powiązanego Konta.

12.3 Odpowiedzialność Użytkowników. Użytkownicy tworzący Konto w imieniu organizacji odpowiadają za zapewnienie, aby wszystkie osoby uzyskujące dostęp do Usługi na podstawie udzielonego przez nich upoważnienia spełniały minimalny wymóg wieku.

12.4 Zgłoszenia. Rodzice lub opiekunowie, którzy uważają, że ich dziecko przekazało Unabyss dane osobowe bez zgody, powinni skontaktować się pod adresem privacy@unabyss.com. Unabyss niezwłocznie zbada sprawę i podejmie działania w celu usunięcia danych zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami prawa.

13. Zmiany Polityki prywatności

13.1 Prawo do aktualizacji. Unabyss zastrzega sobie prawo do zmiany lub aktualizacji niniejszej Polityki prywatności w dowolnym czasie w celu uwzględnienia zmian wymogów prawnych, technologii lub sposobu działania Usługi.

13.2 Powiadomienie o zmianach. W przypadku istotnych zmian wpływających na sposób przetwarzania danych osobowych Unabyss powiadomi Użytkowników pocztą elektroniczną lub przez wyświetlenie komunikatu w Usłudze przed dniem wejścia w życie zaktualizowanej Polityki prywatności.

13.3 Skutek zmian. Zaktualizowana Polityka prywatności ma zastosowanie od dnia jej wejścia w życie, jednak dalsze korzystanie z Usługi nie stanowi zgody na przetwarzanie, dla którego mające zastosowanie przepisy prawa wymagają zgody. Jeżeli zgoda jest wymagana, Unabyss uzyska ją w sposób opisany w Regulaminie lub — w stosownych przypadkach — odrębnie. Użytkownicy, którzy nie akceptują zmian, mogą zaprzestać korzystania z Usługi i zażądać usunięcia swoich danych.

13.4 Wersje historyczne. Poprzednie wersje niniejszej Polityki prywatności będą archiwizowane i udostępniane na żądanie.

13.5 Data wejścia w życie. Niniejsza Polityka prywatności wchodzi w życie w dniu jej opublikowania w serwisie internetowym Unabyss i obowiązuje do czasu zastąpienia jej nową wersją.

14. Dane kontaktowe i organ nadzorczy

14.1 Kontakt z administratorem danych. W przypadku pytań, żądań lub wątpliwości dotyczących niniejszej Polityki prywatności albo przetwarzania danych osobowych Użytkownicy mogą skontaktować się z Unabyss: OneType Prosta Spółka Akcyjna, ul. Fabryczna 4A/11, 00-446 Warszawa, Polska. KRS: 0001224271; NIP: 7011299839. Adres e-mail: privacy@unabyss.com. Strona internetowa: unabyss.com.

14.2 Inspektor Ochrony Danych. Unabyss nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), ponieważ nie jest do tego zobowiązany na podstawie art. 37 RODO, ani nie dokonał w tym zakresie zawiadomienia Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wszelkie zapytania dotyczące ochrony danych należy kierować na adres privacy@unabyss.com. Jeżeli Unabyss wyznaczy IOD w przyszłości, jego dane kontaktowe zostaną opublikowane w serwisie internetowym Unabyss i zgłoszone organowi nadzorczemu, a niniejsza Polityka prywatności zostanie odpowiednio zaktualizowana.

14.3 Organ nadzorczy. Użytkownicy mają prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego, jeżeli uważają, że ich dane osobowe są przetwarzane z naruszeniem mających zastosowanie przepisów prawa. Właściwym organem w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, Polska. Strona internetowa: https://uodo.gov.pl.

14.4 Język komunikacji. Komunikacja w sprawach prywatności i ochrony danych może być prowadzona w języku angielskim lub polskim.

14.5 Postanowienie końcowe. Niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich usług świadczonych przez Unabyss w domenach unabyss.com i app.unabyss.com oraz ich subdomenach.